Auftragseingang & Lager · Konzeptstudie
Ihr Team überträgt Bestellpositionen aus PDFs ins ERP und prüft dabei Artikelnummern, Mengen und Preise. Diese Schritte lassen sich für wiederkehrende Bestellungen automatisieren. Stimmen die Angaben mit Ihren Stammdaten überein, werden ERP- und Lagerauftrag angelegt. Unklare Positionen erhält die Auftragsbearbeitung zur Prüfung.
Beispiel ausprobieren
Die geschäftliche Aufgabe
Im Posteingang liegt eine PDF, im ERP gelten Ihre Artikelnummern, und das Lager braucht einen eindeutigen Auftrag. Dazwischen übersetzt die Auftragsbearbeitung Bezeichnungen, prüft Verpackungseinheiten und überträgt Lieferadressen. Besonders bei wiederkehrenden Kunden ist ein großer Teil dieser Arbeit vorhersehbar. Trotzdem wird dieselbe Zuordnung bei jeder Bestellung erneut gesucht.
Eine reine Texterkennung löst das Problem nur teilweise. Ein korrekt gelesenes „10 Karton“ ist noch keine gültige Bestellmenge im ERP. Erst mit kundenspezifischer Artikelzuordnung, hinterlegter Verpackungsgröße und gültigem Preis entsteht ein belastbarer Auftrag. Der Ablauf muss diese Zusammenhänge prüfen und danach die vorgesehenen Datensätze tatsächlich anlegen können.
Der konkrete Beispielfall
Die fiktive Heller Anlagenbau GmbH bestellt mit HB-2026-1842 zwölf Filtereinsätze FE-20 zu 24 Euro und vier Dichtungssätze DS-8 zu 16 Euro. Die Zuordnung führt zu ART-220 und ART-108, die feste Berechnung zu 352 Euro netto. Liefertermin ist der 12. November 2026. Stimmen Pflichtangaben, Einheiten und Preise, entstehen ERP-Auftrag AU-10482 und Lagerauftrag LA-6204.
Die bedienbare Darstellung simuliert diesen Ablauf lokal mit Beispieldaten. Sie ist kein angeschlossenes ERP und dokumentiert keinen produktiven Kundeneinsatz. Die Kennungen zeigen, welche Ergebnisse eine spätere Integration verbinden müsste. Ob Ihr konkretes System diese Schritte unterstützt, prüfen wir anhand seiner Schnittstellen und Ihrer Auftragsregeln.
Selbst ausprobieren
Starten Sie den Ablauf und prüfen Sie die angelegten Einträge. Im Auswahlfeld können Sie auch einen Systemausfall oder fehlende Angaben testen. Die Demo verwendet Beispieldaten und ist nicht mit Unternehmenssoftware verbunden.
HB-2026-1842
Ein Klick löst den gesamten Ablauf aus.
HB-2026-1842 gelesen · Bestellnummer auf Duplikate geprüft
Wartet auf VorgängerKD-1042 · FE-20 → ART-220 / Stück / 24 € · DS-8 → ART-108 / Satz / 16 €
Wartet auf Vorgänger2 Positionen · 352 € netto · Liefertermin übernommen
Wartet auf VorgängerPositionen aus AU-10482 zur Kommissionierung übernommen
Wartet auf VorgängerBestellnummer als verarbeitet markiert · Zielbelege verknüpft
Wartet auf VorgängerNach dem Start sehen Sie hier die angelegten Einträge mit ihren Nummern und Inhalten.
Das Beispiel arbeitet ausschließlich im Browser. Es ist kein Zielsystem angebunden.
Noch kein Ereignis eingegangen.
Der Ablauf im Detail
Der Ablauf verbindet bestehende Systeme. Ihr Team greift ein, wenn Angaben fehlen oder eine fachliche Entscheidung nötig ist.
Der Eingang erhält eine feste Vorgangskennung. Datei, Kunde, Bestellnummer und Eingangszeit werden verbunden. Eine bereits bekannte Kombination aus Kunde und Bestellnummer wird vor jeder Neuanlage geprüft. Ein Dateifingerabdruck hilft zusätzlich, identische Anhänge zu erkennen. Ein anderer Dateiname allein macht aus derselben Bestellung keinen neuen Auftrag.
Die KI liest unstrukturierte Positionen und Lieferangaben aus der PDF. Jede übernommene Angabe bleibt zur Originalstelle zurückverfolgbar. Fehlen Seiten oder ist eine Menge schlecht lesbar, erhält die Auftragsbearbeitung die konkrete Stelle zur Prüfung. Ein Textmodell entscheidet weder über Mengenfreigaben noch über gültige Verkaufspreise.
Kundeneigene Artikelnummern werden gegen eine freigegebene Zuordnung geprüft. Nur ein eindeutiger Treffer darf automatisch weiterlaufen. Eine ähnlich klingende Bezeichnung reicht nicht. Für Verpackungen gilt die im Artikelstamm hinterlegte Umrechnung: beispielsweise Karton in Stück. Fehlt der Faktor oder widerspricht die PDF der hinterlegten Einheit, bleibt die Position offen.
Anschließend werden Kunde, Lieferadresse, Artikelstatus, Preisvereinbarung und erforderliche Lieferangaben geprüft. Abweichende Preise werden nach vereinbarten Toleranzen behandelt; ohne solche Regeln gibt es keine stillschweigende Anpassung. Die fachlichen Prüfungen laufen deterministisch. So bleibt nachvollziehbar, warum eine Bestellung weitergehen durfte und welche Bedingung einen anderen Vorgang angehalten hat.
Erst nach bestandenen Prüfungen werden die bestätigten Angaben an das ERP übergeben. Die Antwort mit AU-10482 wird dauerhaft am Eingangsvorgang gespeichert. Die Schnittstelle erhält eine eindeutige externe Referenz, soweit sie das unterstützt. Dadurch lässt sich später prüfen, ob zu HB-2026-1842 bereits ein Auftrag existiert.
Bricht die Verbindung nach dem Schreiben ab, kann der Auftrag trotzdem angelegt worden sein. Ein Wiederanlauf fragt deshalb zuerst den bestehenden Zustand anhand der Referenz ab. Er wiederholt die Neuanlage nur, wenn diese nachweislich noch nicht erfolgt ist. Ein ungeklärter Zustand bleibt zur Prüfung stehen.
Auf AU-10482 folgt der Lagerauftrag LA-6204 mit den bestätigten Artikeln und Mengen. Auch diese Anlage besitzt einen eigenen gespeicherten Bearbeitungsstand. Das Lager erhält damit einen konkreten Arbeitsvorgang statt einer weiteren PDF, deren Inhalt erneut interpretiert werden müsste. Die Zuordnung zum Ursprungsauftrag bleibt sichtbar.
Welche Bestands-, Termin- oder Freigaberegeln dafür gelten, wird vorab festgelegt. Ein Lagerauftrag ist noch keine erfolgte Auslieferung. Fällt die Lagerübergabe aus, bleibt der ERP-Auftrag erhalten und nur der fehlende Folgeschritt wird erneut geprüft. Bereits abgeschlossene Schritte werden nicht vorsorglich rückgängig gemacht oder nochmals ausgeführt.
Fehlerbehandlung
Hier sehen Sie, wann der Ablauf anhält, wer eingreifen muss und wie die Verarbeitung danach fortgesetzt wird.
Die betroffene Position wird mit Originaltext und fehlender Zuordnung vorgelegt. Der Vorgang wartet auf die fachliche Klärung; eine Teilanlage erfolgt nur mit ausdrücklich vereinbarter Regel. Eine bestätigte neue Artikelzuordnung kann anschließend gepflegt werden. Sie wird nicht aus einem einmaligen KI-Vorschlag ungeprüft zum Stammdatensatz.
Ein identischer Eingang verweist auf den bestehenden Auftrag. Hat sich der Inhalt bei gleicher Bestellnummer verändert, entsteht eine Änderungsprüfung. Der Ablauf legt keinen zweiten Auftrag an und überschreibt den ersten nicht. Die Auftragsbearbeitung entscheidet, welche Fassung gelten soll.
Der Vorgang zeigt den letzten bestätigten Schritt und den noch offenen Systemzustand. Vor jedem erneuten Schreibversuch wird geprüft, ob AU-10482 bereits existiert. Ohne verlässliche Abfragemöglichkeit übernimmt ein Mitarbeiter die Klärung. Eine Zeitüberschreitung gilt niemals automatisch als gescheiterte Anlage.
Nach dem automatischen Durchlauf
Der fertige Vorgang verbindet Eingangsdokument, geprüfte Felder, ERP-Kennung und Lagerkennung. Offene Fälle nennen den konkreten Grund, die zuständige Rolle und den nächsten Schritt. Damit kann die Auftragsbearbeitung gezielt eingreifen, ohne jede korrekt verarbeitete Bestellung nochmals vollständig durchzugehen.
Bei einer Umsetzung übernehmen wir Dokumentverarbeitung, Schnittstellenanbindung, Zustandsführung und Fehlerdarstellung im vereinbarten Umfang. Sie bestimmen Preisregeln, Stammdatenverantwortung und fachliche Freigaben. Gemeinsam legen wir fest, wie Ihr Team bei einem längeren Ausfall auf den bisherigen Ablauf zurückgreift und bereits verarbeitete Eingänge dabei erkennt.
Umsetzung
Für die Umsetzung prüfen wir Ihre Programme, legen die Verarbeitungsregeln mit Ihnen fest und richten die Schnittstellen ein.
Der erste Umfang umfasst ausgewählte Kunden, typische PDF-Layouts und ein definiertes Artikelsortiment. Damit lassen sich die relevanten Sonderfälle anhand tatsächlicher Bestellungen prüfen. Weitere Kunden folgen mit bestätigten Zuordnungen.
Das Konzept zielt auf die Anlage eines ERP-Auftrags und eines zugeordneten Lagerauftrags. Es erstellt keine neue Lagerverwaltung. Versand, Zahlungsabwicklung und automatische Auftragsbestätigungen gehören nicht zu diesem Ablauf.
Unklare Daten erhalten einen bearbeitbaren Status. Die Zuständigkeit endet nicht bei einer Fehlermeldung: Für Korrektur, erneute Prüfung und Abschluss muss es einen vereinbarten Weg geben.
Prüfung vor der Inbetriebnahme
Von der Beispiel-PDF bis zum Lagerauftrag werden Positionen, Mengen, Kundenbezug und beide Kennungen verglichen.
Derselbe Eingang darf weder einen zweiten ERP-Auftrag noch einen zusätzlichen Lagerauftrag erzeugen.
Ein unterbrochener Aufruf wird anhand des tatsächlichen Zielzustands fortgesetzt. Bestehende Aufträge müssen erhalten bleiben.
Eine unbekannte Artikelnummer muss die vorgesehene Prüfung auslösen und darf nicht durch eine Schätzung ersetzt werden.
Vor einer Beauftragung
Das hängt von Ihren Freigaberegeln ab. Vollständige Standardbestellungen können nach bestandenen Prüfungen automatisch weiterlaufen. Neue Artikelzuordnungen, Preisabweichungen und unklare Angaben bleiben gezielte Prüfaufgaben. Die Automatisierungsgrenze wird vor der Umsetzung mit Ihrer Auftragsbearbeitung festgelegt.
Der Ausgangspunkt ist Ihr bestehendes System. Entscheidend sind geeignete Schreib- und Abfragemöglichkeiten. Fehlen diese, prüfen wir den konkret verfügbaren Importweg. Ein technisch unsicherer Wiederanlauf wird nicht durch häufigere Wiederholungen gelöst.
Mit anonymisierten Bestellungen, der heutigen Artikelzuordnung und einigen bekannten Problemfällen. Daraus werden Pflichtprüfungen und Schnittstellenschritte abgeleitet. Eine belastbare Aufwandsschätzung folgt aus diesem Umfang, nicht allein aus der Zahl der PDF-Seiten.