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KI & Automatisierung

Die Anfrage ist da.
Die Vorarbeit
schon gemacht.

Ihr Team braucht die richtigen Informationen am richtigen Ort. Erleben Sie an einem Beispiel, wie aus einer Nachricht ein vorbereiteter Vorgang wird.

Einen Ablauf ausprobieren
Eine neue Nachricht

„Wir möchten unsere Website erneuern. Acht Leistungen, zwei Sprachen. Der Start ist für März geplant.“

Beispielablauf

Was braucht Ihr Team als Nächstes?

Die wichtigen Angaben und einen vorbereiteten nächsten Schritt.

Mit einem konkreten Prozess anfangen.Ihr Team behält die Entscheidung.

Aus dem Arbeitsalltag

Wo Ihr Team heute Informationen zusammensucht.

Ein guter Einstieg ist eine Aufgabe, die häufig wiederkehrt und deren Ergebnis sich prüfen lässt. Diese Beispiele zeigen, wie unterschiedlich derselbe Grundgedanke eingesetzt werden kann.

Online-Shop

Eine Bestellfrage mit dem passenden Kontext beantworten.

Eine Nachricht enthält eine Bestellnummer und eine neue Lieferadresse. Ihr Support sucht den Auftrag, prüft den Versandstatus und klärt, ob eine Änderung noch möglich ist.

Heute

Nachricht öffnen, Bestellung suchen, Versand prüfen, Rückmeldung schreiben.

Mit vorbereitetem Ablauf

Bestellung und Nachricht sind zugeordnet. Der Status liegt vor; ein Entwurf nennt den nächsten möglichen Schritt.

Ihr Team bestätigt Änderungen und prüft Fälle, die nicht eindeutig zugeordnet werden können.

Kanzlei

Aus einer ersten Nachricht eine prüfbare Anfrage machen.

Anliegen, Beteiligte, genannte Termine und Unterlagen treffen oft in mehreren Nachrichten ein. Die erste Sichtung braucht Zeit, bevor die fachliche Arbeit überhaupt beginnen kann.

Heute

Nachrichten lesen, Angaben übertragen, fehlende Unterlagen herausfinden.

Mit vorbereitetem Ablauf

Eine strukturierte Übersicht mit Quellen, offenen Angaben und einem Entwurf für die Rückfrage liegt bereit.

Fachliche Bewertung, Fristenprüfung und Mandatsannahme bleiben bei der Kanzlei.

Dienstleistungsunternehmen

Mit einer vollständigen Ausgangslage ins Gespräch gehen.

Eine Anfrage beschreibt ein Vorhaben, lässt aber Umfang oder bestehende Systeme offen. Bisher trägt jemand die Angaben ins CRM ein und formuliert die gleichen Rückfragen erneut.

Heute

Angaben kopieren, einen Vorgang anlegen und die Vorbereitung im Team weitergeben.

Mit vorbereitetem Ablauf

Das Vorhaben ist geordnet, ein zuständiger Kontakt zugewiesen und fehlende Information als Rückfrage vorbereitet.

Ihr Team entscheidet, ob das Vorhaben passt und welche Leistung angeboten wird.

Weniger Übergaben.
Mehr Zusammenhang.

Wenn Informationen von E-Mails in Listen und anschließend ins CRM kopiert werden, entstehen unnötige Brüche. Wir verbinden einen klar abgegrenzten Ablauf.

  1. 1

    Der Eingang

    Informationen kommen an.

    Eine Anfrage, eine Bestellung oder ein Dokument liefert den Ausgangspunkt.

  2. 2

    Die Vorbereitung

    Angaben werden geordnet.

    Relevante Felder werden erfasst, vorhandene Informationen zugeordnet und Lücken markiert.

  3. 3

    Der nächste Schritt

    Ihr Team kann handeln.

    Ein vorbereiteter Vorgang oder Antwortentwurf steht zur vereinbarten Prüfung bereit.

Mit Ihren vorhandenen Werkzeugen

Informationen sollen dort ankommen, wo Ihr Team arbeitet.

Sie müssen nicht zuerst Ihre gesamte Software austauschen. Wir prüfen, welche Daten gebraucht werden und wie Ihre bestehenden Systeme sie bereitstellen oder entgegennehmen können.

EingangE-MailFormularShop
Vereinbarter Ablauf

Zuordnen.
Vorbereiten.
Prüfen.

Regeln, benötigte Informationen und definierte Ausnahmen.

Arbeitsplatz Ihres TeamsCRM-VorgangSupportfallAntwortentwurf

Welche Verbindung ist möglich?

Wir prüfen Schnittstellen, Datenqualität, Berechtigungen und vorhandene Exporte. Erst danach lässt sich verlässlich sagen, welche Schritte direkt verbunden werden können und wo zusätzlicher Aufwand entsteht.

Wo hilft KI, wo reicht eine Regel?

Eine feste Bestellnummer lässt sich eindeutig zuordnen. Eine frei formulierte Nachricht braucht möglicherweise eine inhaltliche Einordnung. Für jeden Schritt wählen wir die passende Methode und einen prüfbaren Umgang mit unsicheren Ergebnissen.

Beispielhafter Aufbau. Datenzugriffe und Verbindungen werden für Ihr Vorhaben gesondert festgelegt.

Beispiel · Website-Anfrage

Fast alles da.
Eine Frage bleibt.

Vorhaben
Website-Relaunch
Sprachen
Deutsch / Englisch
Bestehendes System
Noch offen
Rückfrage vorbereitet

„Mit welchem System wird Ihre Website aktuell verwaltet?“

Bereit für die Prüfung durch Ihr Team

Auch Ausnahmen gehören zum Ablauf.

Wenn etwas fehlt,
soll es auffallen.

Ein Ablauf muss mit unvollständigen Angaben umgehen können. Deshalb definieren wir gemeinsam, was automatisch weitergehen darf und wann Ihr Team übernimmt.

Sie legen die Freigaben fest. Wir klären vor der Umsetzung, welche Systeme, Berechtigungen und Schnittstellen dafür gebraucht werden.

Den eigenen Ablauf besprechen

Selbst ausprobieren

Von der Bestellfrage zum vorbereiteten Vorgang.

Ändern Sie die Kundenfrage und sehen Sie, wann ein Antwortentwurf entsteht und wann das Team übernimmt.

Kundenservice-Ablauf öffnen

Aufwand und Nutzen

Was spart der Ablauf bei Ihren Fallzahlen?

Rechnen Sie mit Ihren Bearbeitungszeiten, Freigaben und Betriebskosten. Der Rechner zeigt den verbleibenden Aufwand und die Amortisation.

Zur Beispielrechnung

Vom Beispiel zum Arbeitsablauf

Erst am konkreten Fall prüfen. Dann im Alltag einsetzen.

Wir testen den Ablauf mit typischen Fällen, unvollständigen Angaben und den Ausnahmen, die Ihr Team bereits kennt. So prüfen wir vor dem Einsatz, wo noch nachgebessert werden muss.

  1. 01

    Die passende Aufgabe auswählen

    Wir schauen gemeinsam auf Häufigkeit, Bearbeitungszeit und die benötigten Entscheidungen. Daraus entsteht ein abgegrenzter Ablauf mit einem überprüfbaren Ziel.

  2. 02

    Mit Beispielen einen Piloten bauen

    Geeignete Beispieldaten zeigen, welche Angaben vorhanden sind und welche fehlen. Sie sehen früh, wie Vorbereitung, Freigabe und Übergabe aussehen sollen.

  3. 03

    Ausnahmen gezielt durchspielen

    Wir prüfen unter anderem unvollständige Anfragen, doppelte Eingänge und nicht erreichbare Systeme. Ihr Team bewertet die Ergebnisse vor dem vereinbarten Start.

  4. 04

    Betrieb und Zuständigkeiten klären

    Es wird festgelegt, wer offene Fälle bearbeitet, wie Störungen auffallen und wer Änderungen betreut. Nutzungskosten und mögliche Betreuung werden getrennt vom Projekt ausgewiesen.

Vor der Tool-Auswahl

Es soll sich im
Alltag rechnen.

Wie oft kommt die Aufgabe vor? Wie viel Zeit beansprucht sie? Und wie verlässlich lässt sie sich vorbereiten? Diese Fragen bestimmen den sinnvollen Umfang.

Auch der Aufwand für Prüfung, Betrieb und Änderungen zählt dazu. Eine seltene Aufgabe lässt sich manchmal mit einer klaren Zuständigkeit oder einer einfachen Vorlage besser lösen.

Womit starten wir am besten?

Mit einem häufig wiederkehrenden Ablauf und einigen typischen Beispielen. Etwa Anfragen vorbereiten, Bestellfragen zuordnen oder Informationen zwischen vorhandenen Systemen übertragen.

Muss dafür die Website neu gebaut werden?

Nein. Ein einzelner Ablauf kann unabhängig von einer neuen Website umgesetzt werden. Welche Verbindung möglich ist, hängt von den vorhandenen Systemen ab.

Was ist vor einer Beauftragung klar?

Der vorgesehene Ablauf, die Zuständigkeiten, erforderliche Freigaben, Projektkosten und laufende Nutzungskosten. Bei seltenen Aufgaben kann eine einfache organisatorische Änderung sinnvoller sein.

Wer kann auf unsere Daten zugreifen?

Vor der Umsetzung werden benötigte Daten, beteiligte Systeme, Zugriffe und verwendete Anbieter geklärt. Berechtigungen werden auf den vereinbarten Ablauf begrenzt. Welche Verarbeitung für Ihr Unternehmen passt, wird anhand der konkreten Informationen und Anforderungen entschieden.

Was passiert, wenn ein System ausfällt?

Für den vereinbarten Ablauf definieren wir, wie ein Fehler sichtbar wird und wer ihn bearbeitet. Dazu können angehaltene Vorgänge, Hinweise an Zuständige und kontrollierte Wiederholungen gehören. Diese Fälle werden vor dem Start mitgeprüft.

Ein wiederkehrender Arbeitsschritt genügt als Anfang.

Welchen nehmen
wir Ihnen ab?

Ablauf besprechen