Vertragsabschluss & Projektanlage · Konzeptstudie
Nach einem Vertragsabschluss legt Ihr Team das Projekt an, verteilt Aufgaben, erstellt Ordner und bereitet die erste Rechnung vor. Der Ablauf übernimmt diese Arbeit in den vorhandenen Programmen. Fehlen Angaben oder Zuständigkeiten, wird die betroffene Stelle zur Klärung markiert.
Beispiel ausprobieren
Die geschäftliche Aufgabe
Im Vertrag steht der vereinbarte Umfang, im CRM liegen Ansprechpartner und Verkaufsnotizen. Die Projektleitung braucht beides, um mit der Arbeit zu beginnen. Häufig überträgt jemand die Angaben von Hand, legt einen Ordner an und erinnert die Buchhaltung an die vereinbarte Anzahlung. Fehlt eine Übergabe, fällt das erst beim Projektstart auf.
Auch mit einem Übergabebericht muss jemand das Projekt, die Aufgaben und den Ordner noch anlegen. Diese Einträge werden deshalb direkt in den Programmen erstellt, mit denen Ihr Team arbeitet. Gleichzeitig darf ein zweiter Eingang desselben Vertrags kein zweites Projekt auslösen. Der Ablauf muss deshalb verbindliche Auslöser, eindeutige Referenzen und einen Wiederanlauf für jeden einzelnen Schritt besitzen.
Der konkrete Beispielfall
Im fiktiven Beispiel liegt der unterschriebene Vertrag VT-2026-117 der Nordwerk Industrie GmbH zur Einführung eines Serviceportals vor. Der bestätigte Projektstart ist der 16. November 2026. Nach den vereinbarten Prüfungen wechselt der CRM-Vorgang auf „gewonnen“. Projekt PR-2084 erhält fünf Startaufgaben und einen Projektordner. Anschließend entsteht ENT-3187 als Rechnungsentwurf über einen Abschlag von 2.400 Euro netto.
Die Darstellung arbeitet mit lokalen Beispieldaten. Sie überträgt keinen Vertrag und ist mit keinem CRM, Projektwerkzeug oder Fakturasystem verbunden. Die Simulation zeigt den geplanten Systemablauf einschließlich eines Faktura-Ausfalls nach der Projektanlage. Rechnungen bleiben Entwürfe; es werden keine E-Mails versendet.
Selbst ausprobieren
Starten Sie den Ablauf und prüfen Sie die angelegten Einträge. Im Auswahlfeld können Sie auch einen Systemausfall oder fehlende Angaben testen. Die Demo verwendet Beispieldaten und ist nicht mit Unternehmenssoftware verbunden.
VT-2026-117
Ein Klick löst den gesamten Ablauf aus.
Signatur, Projektkontakt und Abschlag vorhanden · Vertrags-ID geprüft
Wartet auf VorgängerGeschäft auf gewonnen gesetzt · Vertragsreferenz hinterlegt
Wartet auf VorgängerPR-2084 · fünf Aufgaben aus der Projektvorlage
Wartet auf VorgängerVertrag abgelegt · Unterlagen und Übergabe strukturiert
Wartet auf VorgängerAbschlag aus Vertrag übernommen · wartet auf menschliche Freigabe
Wartet auf VorgängerNach dem Start sehen Sie hier die angelegten Einträge mit ihren Nummern und Inhalten.
Das Beispiel arbeitet ausschließlich im Browser. Es ist kein Zielsystem angebunden.
Noch kein Ereignis eingegangen.
Der Ablauf im Detail
Der Ablauf verbindet bestehende Systeme. Ihr Team greift ein, wenn Angaben fehlen oder eine fachliche Entscheidung nötig ist.
Der Ablauf startet mit einem vereinbarten Vertragsstatus aus einer vertrauenswürdigen Quelle oder mit einer dokumentierten internen Bestätigung. Ein Dateiname mit „unterschrieben“ genügt nicht. Kunde, Vertragskennung und zugehöriger CRM-Vorgang müssen eindeutig zusammenpassen. Die geprüfte Fassung erhält eine feste Referenz für alle nachfolgenden Schritte.
Bei unstrukturierten Vertragsunterlagen unterstützt KI beim Erfassen von Leistungsumfang, Beginn und Abrechnungsangaben. Die Angaben werden gegen Pflichtfelder und hinterlegte Vertragsregeln geprüft. Ob die erforderliche Freigabe vorliegt, bestimmt ein fester Prüfpfad. Das Sprachmodell erklärt einen Vertrag nicht aufgrund einer sichtbaren Unterschrift selbstständig für wirksam.
Der zugeordnete CRM-Vorgang erhält den Status „gewonnen“ und den Verweis auf VT-2026-117. Anschließend prüft die Projektintegration, ob für diese Vertragsreferenz bereits ein Projekt besteht. Fehlt es, wird PR-2084 mit Kunde, vereinbartem Umfang, verantwortlicher Projektleitung und dem bestätigten Startdatum angelegt.
Das Projekt folgt einer freigegebenen Vorlage für die jeweilige Leistungsart. Fehlende Zuständigkeiten werden nicht aus früheren Projekten geraten. Ist die Projektleitung noch offen, entsteht eine konkrete Klärungsaufgabe. Die übrigen Stammdaten bleiben erhalten, sodass nach Bestätigung an derselben Stelle weitergearbeitet werden kann.
Die Beispielvorlage enthält fünf Aufgaben: Kickoff vorbereiten, Kundenkontakt bestätigen, benötigte Zugänge klären, Datenübernahme vorbereiten und den Einführungstermin planen. Jede Aufgabe erhält eine verantwortliche Rolle und eine Frist nach den vereinbarten Vorlagenregeln. Die Inhalte beziehen sich auf PR-2084 und bleiben im Projektwerkzeug bearbeitbar.
Zusätzlich wird der Projektordner mit vereinbarter Struktur und passenden Berechtigungen erstellt. Der bestätigte Vertrag wird dort zugeordnet und im Projekt verlinkt. Ordner und Aufgaben besitzen eigene Referenzen, damit ein erneuter Durchlauf vorhandene Objekte erkennt. Ein Kalendertermin oder eine Einladung wird daraus nicht automatisch verschickt.
Erst wenn die relevanten Vertragsangaben geprüft sind, wird ENT-3187 im Fakturasystem als Entwurf vorbereitet. Positionen, Leistungsbezug und Zahlungsbedingungen folgen den bestätigten Vertragsdaten und kaufmännischen Vorgaben. Es entsteht keine automatisch freigegebene oder versendete Rechnung. Die zuständige Person prüft den Entwurf im bestehenden Rechnungsprozess.
Der Ablauf speichert die Kennungen der bereits angelegten Objekte und zeigt einen gemeinsamen Bearbeitungsstand. Fällt die Faktura aus, bleiben Projekt, Aufgaben und Ordner bestehen. Nach Wiederherstellung wird nur der offene Fakturaschritt fortgesetzt und zuerst nach einem eventuell bereits vorhandenen Entwurf gesucht.
Fehlerbehandlung
Hier sehen Sie, wann der Ablauf anhält, wer eingreifen muss und wie die Verarbeitung danach fortgesetzt wird.
PR-2084 bleibt der gültige Projektbezug. Ein Wiederanlauf prüft den gespeicherten Zustand und die Zielsysteme, bevor er ENT-3187 anlegt oder wiederfindet. Er erzeugt weder ein zweites Projekt noch fünf weitere Startaufgaben. Der Projektstart kann sichtbar vorbereitet sein, während die kaufmännische Vorbereitung noch offen bleibt.
Fehlen Startdatum, Leistungsumfang oder eine erforderliche Abrechnungsangabe, wird genau diese Lücke zugewiesen. Welche unabhängigen Schritte bereits laufen dürfen, wird vorher festgelegt. Ohne eine bestätigte Berechnungsgrundlage entsteht kein scheinbar vollständiger Rechnungsentwurf.
Ein identischer Eingang verweist auf den bestehenden Ablauf. Eine neue Fassung desselben Vertrags löst eine Änderungsprüfung aus. Bereits angelegte Aufgaben und Entwürfe werden nicht stillschweigend überschrieben. Die verantwortlichen Personen entscheiden, welche Auswirkungen der Nachtrag auf das laufende Projekt hat.
Nach dem automatischen Durchlauf
Die Projektleitung erhält den Vertragsbezug, die vorbereiteten Startaufgaben und den Ablageort. Der Vertrieb sieht, dass der gewonnene Vorgang in die Umsetzung übergeben wurde. Die Buchhaltung findet den zugehörigen Rechnungsentwurf und kann dessen Grundlage prüfen. Fehlende Informationen müssen nicht aus verstreuten Übergaben rekonstruiert werden.
Bei einer Umsetzung übernehmen wir die technische Verbindung der Systeme, Vorlagenlogik, Zustandsführung und Wiederanläufe. Ihr Unternehmen legt Verantwortlichkeiten, Vertragsfreigaben, Aufgabeninhalte und Abrechnungsregeln fest. Für den Betrieb wird vereinbart, wer offene Ausnahmen bearbeitet und wie manuelle Änderungen mit dem automatisierten Ablauf zusammenpassen.
Umsetzung
Für die Umsetzung prüfen wir Ihre Programme, legen die Verarbeitungsregeln mit Ihnen fest und richten die Schnittstellen ein.
Der erste Ablauf umfasst eine wiederkehrende Leistung mit klarer Projektvorlage und bekanntem Abrechnungsmodell. Unterschiedliche Vertragsarten erhalten erst nach Prüfung eigene Regeln. So bleibt der Startumfang nachvollziehbar und abnehmbar.
CRM, Projektverwaltung, Ablage und Faktura bleiben die Arbeitsorte des Teams. Der Hintergrundablauf legt die benötigten Objekte dort an und verbindet ihre Kennungen. Eine zusätzliche parallele Projektverwaltung ist nicht vorgesehen.
ENT-3187 ist ausdrücklich ein Entwurf. Der Ablauf bucht keine Zahlung, löst keinen Einzug aus und versendet keine E-Mail. Verbindliche Rechnungsfreigaben erfolgen im vereinbarten Prozess Ihres Unternehmens.
Prüfung vor der Inbetriebnahme
Vom Vertrag müssen CRM-Vorgang, Projekt, Aufgaben, Ordner und Entwurf eindeutig erreichbar und richtig zugeordnet sein.
Die fünf Startaufgaben werden gegen die freigegebene Vorlage geprüft, einschließlich Rollen und Fristberechnung.
Nach einem Abbruch darf der Wiederanlauf keine zusätzlichen Projekte, Aufgaben oder Rechnungsentwürfe anlegen.
Der Projektordner erhält die vorgesehenen Zugriffe. Die Rechnung bleibt bei jedem Durchlauf ein unversendeter Entwurf.
Vor einer Beauftragung
Das wird für Ihre konkrete Kombination geprüft. Entscheidend sind geeignete Schnittstellen sowie die Möglichkeit, bereits angelegte Objekte eindeutig wiederzufinden. Die reine Fähigkeit, ein Projekt anzulegen, reicht für einen verlässlichen Gesamtprozess noch nicht aus.
Automatisch gepflegte und manuell verantwortete Felder werden vorab festgelegt. Ein Wiederanlauf darf eine bewusste Änderung der Projektleitung nicht ohne Prüfung zurücksetzen. Bei widersprüchlichen Zuständen wird der betroffene Schritt zur Klärung markiert.
Ein anonymisierter Vertrag, die heutige Projektvorlage und ein Beispiel der ersten Abrechnung reichen für eine gezielte Aufnahme des Ablaufs. Besonders hilfreich ist ein Fall, bei dem die Übergabe nach dem Abschluss liegen geblieben ist.
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