PDFs automatisch auslesen: Was muss Ihr Team prüfen?

Wählen Sie eine Dokumentart und ein überschaubares Ziel.

Beginnen Sie beispielsweise mit Lieferantenrechnungen für die vorbereitende Erfassung. Mischen Sie nicht sofort Lieferscheine, Verträge und beliebige Anhänge hinein. Jede Dokumentart verlangt andere Felder und andere Prüfungen. Die Überschrift „Gesamtbetrag“ auf einer Rechnung erfüllt einen anderen Zweck als eine Kostenschätzung in einem Angebot. Definieren Sie deshalb zuerst, was das Ergebnis für die nächste Person leisten soll.

Microsoft unterscheidet in Document Intelligence unter anderem Texterkennung, Layoutanalyse sowie spezialisierte und eigene Extraktionsmodelle. Diese Aufgaben sind nicht identisch: Text erkennen, eine Tabelle erfassen und einen Rechnungsbetrag einem Feld zuordnen sind verschiedene Schritte. Welche Kombination geeignet ist, muss an Ihren Unterlagen geprüft werden. Ein vorhandenes Rechnungsmodell bedeutet noch nicht, dass jede Rechnung Ihres Betriebs vollständig und richtig verarbeitet wird.

Quelle: Microsoft: Modelle für die Dokumentenverarbeitung ↗

Ein Beispiel: Aus einer Rechnung wird eine prüfbare Erfassung.

Nehmen wir eine erfundene Musterrechnung mit der Nummer R-2026-184, einem Nettobetrag von 1.250 Euro, ausgewiesener Steuer von 250 Euro und einem Gesamtbetrag von 1.500 Euro. Der Ablauf soll Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Währung und diese drei Beträge übernehmen. Die Zahlen dienen ausschließlich als Beispiel für eine Prüfung; daraus folgt keine Aussage zur steuerlichen Behandlung eines realen Geschäftsfalls.

Das Ergebnis zeigt neben jedem wichtigen Wert die Fundstelle im Original. Eine zuständige Person kann so den Betrag mit der richtigen Zeile vergleichen. Fehlt das Rechnungsdatum, bleibt das Feld offen. Liegen zwei mögliche Gesamtbeträge vor, wird der Konflikt sichtbar. Die Ausgabe soll nicht möglichst vollständig aussehen, sondern nachvollziehbar wiedergeben, was das Dokument tatsächlich hergibt. Ein geschätzter Wert wäre für die spätere Bearbeitung schlechter als ein klar markierter offener Punkt.

Prüfen Sie Inhalt und Zusammenhang, nicht nur die Schreibweise.

Ein Datum im richtigen Format kann trotzdem das Lieferdatum statt des Rechnungsdatums sein. Eine formal plausible Nummer kann zur Bestellung gehören. Legen Sie daher je Feld fest, welche Quelle zählt und welche Gegenprüfung möglich ist. Im Beispiel muss 1.250 plus 250 gleich 1.500 ergeben. Diese Rechnung prüft die innere Übereinstimmung der erfassten Beträge, bestätigt aber weder die Leistung noch die fachliche Richtigkeit der Rechnung.

Gleichen Sie vorhandene Stammdaten und Bestellbezüge nach den vereinbarten Regeln ab. Eine abweichende Bankverbindung wird zur Prüfung vorgelegt und nicht stillschweigend übernommen. Bei einem möglichen Duplikat zählen mehrere Angaben zusammen, etwa Lieferant und Rechnungsnummer. Ein gleicher Betrag allein genügt nicht. Dokumentieren Sie außerdem die erlaubte Rundungstoleranz für Summenprüfungen anhand Ihrer tatsächlichen Belege, statt jede kleine Differenz pauschal zu übergehen.

• Sind alle für die Weitergabe benötigten Felder vorhanden?
• Sind Rechnungsnummer, Datum und Betrag dem richtigen Feld zugeordnet?
• Passen Summen und Positionen nach der vereinbarten Prüfung zusammen?
• Gibt es einen vorhandenen Beleg oder widersprüchliche Stammdaten?

Ein hoher Erkennungswert ist keine fachliche Freigabe.

Einige Dienste liefern Konfidenzwerte für erkannte Inhalte. Microsoft empfiehlt, Schwellen anhand repräsentativer eigener Dokumente und der tatsächlichen Ergebnisqualität festzulegen. Eine pauschale Grenze aus einer Vorführung ist daher keine belastbare Freigaberegel für Ihren Betrieb. Prüfen Sie die Ergebnisse getrennt nach Dokumentart und Feld. Ein Fehler in einer optionalen Beschreibung wiegt anders als eine falsch übernommene Kontonummer.

Für den ersten Durchlauf bietet sich eine vollständige menschliche Prüfung der festgelegten kritischen Felder an. Danach lässt sich anhand der beobachteten Fehler entscheiden, welche Prüfungen gezielter werden dürfen. Lassen Sie auch unauffällige Ergebnisse stichprobenartig kontrollieren. Sonst messen Sie nur die Fälle, die das System selbst bereits als schwierig erkannt hat, und übersehen möglicherweise systematische Verwechslungen.

Quelle: Microsoft: Ergebnisqualität, Konfidenz und menschliche Prüfung ↗

Legen Sie fest, wann die Verarbeitung stoppt.

Ein unlesbarer Scan, eine passwortgeschützte Datei, eine fehlende Seite oder eine andere Dokumentart braucht einen sichtbaren Ausgang. Speichern Sie das Original und den konkreten Grund, weshalb keine vollständige Übernahme stattgefunden hat. Die zuständige Person soll nicht erneut prüfen müssen, ob überhaupt ein Dokument angekommen ist. Auch ein technischer Ausfall darf den Beleg nicht unbemerkt aus dem Arbeitsvorrat verschwinden lassen.

Für unser Beispiel endet die Automatisierung mit einer vorbereiteten Erfassung. Sie löst keine Zahlung aus und bestätigt keine fachliche Prüfung. Diese Grenze sollte sowohl in der Oberfläche als auch in den Berechtigungen des Ablaufs erkennbar sein. Spätere Erweiterungen bekommen eigene Regeln und eine eigene Abnahme. So bleibt verständlich, was bereits zuverlässig vorbereitet wird und welche Verantwortung weiter beim Team liegt.

Bewerten Sie den Pilot nach richtigen Feldern und verbleibender Arbeit.

Stellen Sie eine Auswahl Ihrer üblichen Lieferanten und schwierigen Varianten zusammen. Dazu gehören mehrseitige Dokumente, Gutschriften, unterschiedliche Währungen und unvollständige Dateien, soweit diese in Ihrem Alltag auftreten. Markieren Sie die erwarteten Werte vor der Auswertung. Prüfen Sie anschließend feldweise, was richtig übernommen, falsch zugeordnet oder sinnvoll zur manuellen Bearbeitung gegeben wurde.

Messen Sie zusätzlich die Zeit bis zur brauchbaren Erfassung. Ein schneller erster Vorschlag hilft wenig, wenn die Korrektur länger dauert als die bisherige Eingabe. Starten Sie deshalb mit wenigen benötigten Feldern und einem klaren Zielsystem. Sobald die Prüfung im Alltag funktioniert, können weitere Positionen oder Dokumentarten folgen. Die sinnvolle erste Lieferung ist eine nachvollziehbare Erfassung mit Originalbezug und eindeutigen offenen Punkten.