Anfragen & CRM · Für Unternehmen in Wien

Aus der Anfrage wird ein geordneter Vorgang.

Vom Postfach ins CRM geht heute vieles per Hand? Wir verbinden den Eingang mit einem vorbereiteten Vorgang: zugeordnet, verständlich und mit einem klaren nächsten Schritt.

Anfrageablauf besprechen

So kann es aussehen.

Beispiel · Anfrage an einen Installationsbetrieb

01 / Nachricht

„Wir möchten die Heizung in unserem Büro erneuern. Standort: Wien, 7. Bezirk. Ein Besichtigungstermin wäre nächste Woche möglich.“

02 / Klar zugeordnet

Anliegen: Heizung erneuern
Objekt: Büro · Wien 1070
Terminwunsch: Nächste Woche
Rückfrage: Bestehende Heizungsart

03 / Vorbereiteter Vorgang

Kontakt prüfen, Anfrage der zuständigen Person zuweisen und die fehlende Objektinformation als Rückfrage vormerken.

Illustrativer Ablauf. Kein Termin wird zugesagt und keine Nachricht automatisch versendet.

Im Arbeitsalltag

Eine Nachricht. Zu viele Handgriffe.

Eine Interessentin beschreibt ihr Vorhaben, nennt einen Termin und hängt Unterlagen an. Jemand liest die Nachricht, sucht nach einem bestehenden Kontakt, kopiert Angaben ins CRM und leitet die Anfrage weiter. Wenn das zwischen Kundenterminen passiert, bleiben Details im Postfach zurück.

Wir richten diesen Übergang für Ihr Unternehmen ein. Wiederkehrende Angaben werden vorbereitet, bestehende Kontakte nach vereinbarten Kriterien zugeordnet und fehlende Informationen sichtbar gemacht. Die zuständige Person beginnt mit dem Anliegen statt mit der Dateneingabe. Das passt zu Wiener Dienstleistern und Betrieben, deren Anfragen über mehrere Personen und Kanäle laufen.

Der Leistungsumfang

Was wir für Sie übernehmen.

Der konkrete Umfang wird vor der Umsetzung mit Ihnen vereinbart.

Eingänge zusammenführen

Wir prüfen Postfächer, Website-Formulare und das vorhandene CRM. Gemeinsam legen wir fest, welche Anfragen übernommen werden und welche außerhalb des Ablaufs bleiben. Ein klarer Startpunkt verhindert unnötige Sonderfälle.

Angaben sinnvoll zuordnen

Kontaktdaten, Anliegen und gewünschter Zeitraum erhalten passende Felder. Regeln für bestehende Kontakte und wiederholte Anfragen helfen, Dubletten zu vermeiden. Bei mehrdeutigen Treffern wird die Zuordnung zur Prüfung vorgelegt.

Die Übergabe vorbereiten

Ihr Team erhält eine Zusammenfassung, eine Zuständigkeit und erkennbare Lücken. Antwortentwürfe können zum Umfang gehören. Welche Felder unmittelbar geschrieben werden und welche eine Freigabe brauchen, wird vorab vereinbart.

Vor dem Start

Klarer Umfang.
Planbarer Aufwand.

Was wir gemeinsam klären

Für die Planung brauchen wir typische Anfragen, Ihre CRM-Felder und die Regeln zur Verteilung. Dazu kommen geeignete Zugriffsrechte und eine nutzbare Schnittstelle. Mit anonymisierten Beispielen lässt sich der gewünschte Ablauf meist bereits konkret besprechen. Eine Person aus Ihrem Team muss fachlich entscheiden können, wie Grenzfälle behandelt werden.

Was die Kosten bestimmt

Den Aufwand bestimmen die Zahl der Eingangskanäle, die Qualität vorhandener Kontaktdaten und die Regeln für Zuordnung und Freigabe. Ein Postfach mit klaren Anliegen ist überschaubarer als mehrere Teams mit unterschiedlichen Prozessen. Einrichtung, laufende Anbietergebühren und spätere Betreuung werden getrennt ausgewiesen. Für die Wirtschaftlichkeit zählen auch Prüfung und Fehlerbearbeitung.

Die Zusammenarbeit

Von Ihrem Beispiel zur Umsetzung.

Einen Eingang auswählen
Wir gehen typische Anfragen und Ausnahmen gemeinsam durch. Daraus entstehen Feldzuordnung, Zuständigkeiten und ein abgegrenzter erster Ablauf.
Mit Beispielen prüfen
Ihr Team beurteilt vorbereitete Vorgänge. Unvollständige Angaben, bestehende Kontakte und wiederholte Nachrichten gehören ausdrücklich zu den Prüffällen.
Kontrolliert übernehmen
Nach Ihrer Abnahme wird der vereinbarte Ablauf eingeführt. Fehlerhinweise, Verantwortliche und die manuelle Weiterarbeit werden dokumentiert.

Häufige Fragen

Vorab gut zu wissen.

Müssen wir dafür unser CRM wechseln?

Nicht grundsätzlich. Zuerst prüfen wir die Möglichkeiten Ihres bestehenden Systems. Fehlt eine geeignete Schnittstelle, klären wir vor einem Angebot, welche Alternative den Aufwand rechtfertigt.

Braucht jede Anfrage KI?

Nein. Feste Formularfelder lassen sich häufig mit Regeln übertragen. KI ist eher dort sinnvoll, wo freie Texte eingeordnet oder relevante Angaben aus unterschiedlichen Formulierungen herausgelesen werden müssen.

Was passiert bei einer falschen Zuordnung?

Unklare Fälle landen in einer vereinbarten Prüfung. Außerdem wird festgelegt, wie Zuordnungen korrigiert werden und welche Änderungen nachvollziehbar bleiben müssen.

Wer verschickt die Antwort?

In diesem Leistungsumfang bereitet der Ablauf Informationen und auf Wunsch einen Antwortentwurf vor. Ihr Team prüft den Entwurf und versendet selbst.